Wählen Sie in Documentum unter „Startpunkt wählen“ das Kabinett oder den Ordner, in dem der Crawler mit seiner Suche beginnen soll.
- Klicken Sie zur Anzeige der Ordner in einem Kabinett auf den Namen des Kabinetts.
- Klicken Sie zur Auswahl eines Kabinetts oder Ordners auf das Optionsfeld rechts neben dem Kabinett bzw. Ordner.
Legen Sie unter „Zielordner“ fest, in welche Ordner der Inhalt importiert werden soll. Der Crawler importiert einen Link zu jedem gefundenen Dokument in den untersten Unterordner im Zielordner, dessen Filterkriterien das Importieren des Dokuments zulassen.
- Klicken Sie zum Hinzufügen von Zielordnern auf Ordner hinzufügen. Aktivieren Sie anschließend im Dialogfeld „Ordner auswählen“ die Kontrollkästchen neben den gewünschten Ordnern und klicken Sie auf OK. Zum Hinzufügen eines Ordners benötigen Sie die Berechtigung „Hinzufügen“ für den entsprechenden Ordner.
- Aktivieren Sie zum Entfernen eines Ordners das Kontrollkästchen neben dem Ordner und klicken Sie auf
. - Klicken Sie zum Aktivieren bzw. Deaktivieren aller Kontrollkästchen für die Ordner in das Kästchen links neben Ordnerpfad.
- Die Sortierreihenfolge der Ordner ändern Sie durch Klicken auf Ordnerpfad. Das Symbol rechts neben Ordnerpfad zeigt die aktuelle Sortierreihenfolge an: aufsteigend (
) bzw. absteigend (
).
Zum Erstellen von Wissensverzeichnisordnern, die die Ordnerstruktur des durchsuchten Inhalts-Repositorys übernehmen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Quellordnerstruktur widerspiegeln.
Hinweise:
- Wenn Sie die Ordnerstruktur spiegeln und zusammen mit den Dokumenten auch die Sicherheitseinstellungen importieren (siehe Schritt 5), werden die Sicherheitseinstellungen für die gespiegelten Ordner importiert.
- Wenn Sie die Ordnerstruktur spiegeln, entfernt der Crawler bei späteren Ausführungen alle Portalordner, die über keinen entsprechenden Quellordner verfügen. Daher sollten weder Sie noch jemand anderes die gespiegelten Portalordner oder Dokumente in irgendeiner Art und Weise verändern, wenn Sie diesen Crawler regelmäßig ausführen.
- Sie können die Einstellung für die Spiegelung nach dem Erstellen des Crawlers nicht mehr ändern. Wenn Sie also festgelegt haben, dass dieser Crawler die Ordnerstruktur widerspiegelt, können Sie die Einstellung später nicht ändern.
Sie können festlegen, dass Dokumente den Filterkriterien der Zielordner entsprechen müssen, bevor sie in diese Ordner importiert werden. Aktivieren Sie dazu Filter auf Zielordner anwenden. Standardmäßig müssen Dokumente den Filterkriterien in den Zielordnern nicht entsprechen, sodass alle Dokumente in alle Zielordner importiert werden.
Hinweis: Diese Funktion ist nicht verfügbar, wenn Sie die Quellordnerstruktur spiegeln.
Möchten Sie alle importierten Dokumente im Portal annehmen und sie sofort anderen Benutzern zur Verfügung stellen, wählen Sie die Option Importierte Dokumente automatisch genehmigen. Per Standardeinstellung bedürfen die Dokumente der Genehmigung. Das bedeutet, dass der Link zum importierten Dokument von einem Administrator mit Bearbeitungsberechtigung für den Zielordner genehmigt werden muss, bevor er den Benutzern zur Verfügung steht.
Wenn die Quell-Repository-Benutzer in das Portal importiert sind und in den Einstellungen der Globalen ACL Sync-Zuordnung zugeordnet wurden, können Sie über diesen Crawler mit jedem Dokument Sicherheitsinformationen importieren. Aktivieren Sie dazu Mit jedem Dokument die Sicherheitsinformationen importieren. Dadurch werden Dokumente, die Benutzern aus dem Quell-Repository zur Verfügung stehen, auch für die entsprechenden Portalbenutzer verfügbar.
Hinweis: Da der Lesezugriff im Quell-Repository und im Portal gleichbedeutend ist, der Schreibzugriff jedoch nicht, werden nur die Leseberechtigungen importiert. Der Schreibzugriff wird ignoriert, da Schreibzugriff in einem externen Repository bedeutet, dass das Dokument bearbeitet werden kann, Schreibzugriff im Portal (auch als Bearbeitungsberechtigung bezeichnet) dagegen bedeutet, dass die Eigenschaften und Sicherheitseinstellungen des Dokuments bearbeitet werden können.
Unter „Zugriffsberechtigungen für Dokumente“ können Sie folgende Aktionen ausführen, um Benutzern und Gruppen Zugriff auf den von diesem Crawler importierten Inhalt zu gewähren:
- Klicken Sie auf Benutzer/Gruppen hinzufügen, um Benutzer und Gruppen hinzuzufügen. Aktivieren Sie anschließend im Dialogfeld „Ordner auswählen“ die Kontrollkästchen neben den gewünschten Ordnern und klicken Sie auf OK. Zum Hinzufügen eines Ordners benötigen Sie die Berechtigung „Hinzufügen“ für den entsprechenden Ordner.
- Wählen Sie für alle Benutzer und Gruppen in der zugehörigen Dropdown-Liste Berechtigung die gewünschten Zugriffsberechtigungen für den von diesem Crawler importierten Inhalt aus.
- Aktivieren Sie zum Entfernen eines Benutzers oder einer Gruppe das Kontrollkästchen neben dem entsprechenden Benutzer oder der Gruppe und klicken Sie auf .
- Klicken Sie zum Aktivieren bzw. Deaktivieren aller Kontrollkästchen für Benutzer und Gruppen in das Kästchen links neben Benutzer/Gruppen.
- Die Sortierreihenfolge der Benutzer und Gruppen ändern Sie durch Klicken auf Benutzer/Gruppen. Das Symbol rechts neben Benutzer/Gruppen zeigt die aktuelle Sortierreihenfolge an: aufsteigend () bzw. absteigend ().
- Wenn Sie einen Benutzer oder eine Gruppe bearbeiten möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Namen.